Manual del usuario
Guía para usar la plataforma NS Studio
Esta guía de Negocio Simple® explica cada parte de la plataforma de forma clara, ordenada y práctica. La idea es que cualquier persona pueda entrar, entender qué hace cada sección y trabajar sin perderse.
Cómo usar esta ayuda
Puede leerla de principio a fin o ingresar directamente al módulo que necesite desde el menú lateral.
Qué va a encontrar
- Explicación de cada área del sistema.
- Pasos sugeridos para tareas frecuentes.
- Consejos para evitar errores comunes.
- Buenas prácticas para trabajar con orden.
Antes de empezar
- Si no ve una opción, es normal: algunas funciones no aparecen para todos los usuarios.
- Algunas acciones requieren que exista un cliente seleccionado o creado previamente.
- Si tiene dudas, use el menú lateral y vaya directo al tema que necesite.
Acceso al sistema
El acceso puede variar según cómo esté organizada su cuenta, pero la experiencia para el usuario siempre busca ser simple.
Formas de ingreso
Ingreso principal
En algunos casos el acceso se realiza desde una pantalla general de inicio de sesión.
Ingreso mediante enlace propio
En otros casos se accede desde un enlace específico de la empresa o estudio, donde luego se pide email y contraseña.
Cambio obligatorio de contraseña
A veces el sistema puede pedirle cambiar la contraseña al ingresar por primera vez o después de un reinicio de acceso.
Recomendaciones al iniciar sesión
- Verifique que esté usando el enlace correcto de su organización.
- Use un correo y contraseña exactamente como fueron dados de alta.
- Si el sistema pide cambiar la contraseña, complete ese paso antes de continuar.
- Evite compartir usuarios entre varias personas.
Si no puede ingresar
- Revise si escribió correctamente el email.
- Controle mayúsculas, espacios y caracteres especiales de la contraseña.
- Confirme que su cuenta esté activa.
- Si usa un enlace de acceso, confirme que no esté vencido o deshabilitado.
Dashboard
Es la pantalla de inicio operativa. Resume el estado general del trabajo y permite entrar rápido a lo importante.
Para qué sirve
El dashboard concentra métricas, accesos rápidos y vistas resumidas de actividad reciente. Su objetivo es ayudarle a entender qué está pasando en la organización sin recorrer todo el sistema.
Métricas
Muestran cantidades de clientes, tareas, alertas, biblioteca y otros indicadores disponibles para su perfil.
Resumen de tareas
Permite detectar pendientes, vencimientos y carga de trabajo en curso.
Alertas visibles
Ayudan a priorizar temas urgentes, incidencias o recordatorios que requieren atención.
Consejo de uso
Empiece la jornada revisando dashboard, luego abra alertas y tareas. Esa secuencia suele dar un panorama rápido de prioridades.
Clientes
Este módulo organiza personas, empresas o entidades con las que trabaja la organización.
Qué se puede hacer
- Dar de alta nuevos clientes o entidades.
- Buscar por nombre, razón social o tipo.
- Editar información principal.
- Entrar al perfil individual del cliente.
- Usar ese cliente como base para documentos, tareas, notas o facturación.
Datos habituales
- Tipo de entidad.
- Nombre visible o razón social.
- CUIT o identificación fiscal.
- Datos de contacto.
- Estado del registro.
Flujo sugerido para alta de cliente
Cree el cliente con los datos mínimos
Puede comenzar con el nombre, tipo de registro y un medio de identificación o contacto. El resto puede completarse después.
Revise la ficha
Una vez creado, valide que la información principal sea correcta y homogénea con los criterios de carga del equipo.
Use el perfil del cliente como punto de trabajo
Desde allí normalmente se centralizan documentos, tareas, notas y otros movimientos relacionados.
Buenas prácticas en clientes
- No cree duplicados por diferencias menores de escritura.
- Defina un criterio común para nombres, apellidos y razón social.
- Use estados activos o inactivos con criterio, no elimine si todavía hay historial útil.
- Complete datos progresivamente, pero cuide que el nombre principal quede bien desde el inicio.
Documentos
Es el módulo donde se trabaja con carpetas y archivos vinculados a clientes o a estructuras documentales definidas por la organización.
Conceptos clave
- Los documentos se organizan en carpetas.
- Las carpetas pueden venir desde plantillas base o crearse manualmente.
- Los archivos quedan ordenados por carpetas.
- No todos los usuarios pueden hacer las mismas acciones.
Acciones frecuentes
- Seleccionar cliente.
- Abrir carpeta.
- Subir archivo.
- Descargar, compartir o imprimir.
- Eliminar o gestionar archivos según permiso.
Cómo funciona la subida de archivos
Elija el cliente y la carpeta destino
Antes de subir, confirme que esté parado en la carpeta correcta. Eso evita desorden posterior.
Seleccione el archivo
El sistema toma el archivo, lo procesa y lo envía al almacenamiento documental principal.
El archivo queda registrado
Una vez subido, el sistema lo deja vinculado al cliente y a la carpeta para que sea fácil encontrarlo después.
Carpetas base
Son estructuras definidas por la organización para que cada cliente nazca con un orden documental estándar.
Carpetas manuales
Sirven para crear organización adicional en casos puntuales sin modificar la plantilla general del estudio.
Consejo de orden
Antes de crear nuevas carpetas, revise si ya existe una estructura base adecuada. Crear menos carpetas, pero bien pensadas, facilita la búsqueda futura.
Biblioteca
La biblioteca interna contiene material reutilizable del estudio u organización: plantillas, modelos, guías, cláusulas, procedimientos y archivos base.
Cuándo usarla
- Cuando necesite partir de un modelo existente.
- Cuando quiera centralizar conocimiento interno.
- Cuando busque mantener versiones y antecedentes de un mismo documento base.
Qué puede contener
- Modelos oficiales.
- Plantillas editables.
- Documentos base.
- Guías internas.
- Checklists, formularios y cláusulas.
Lógica de trabajo en biblioteca
Organice por categorías
Las categorías agrupan materiales por tema, uso o área de práctica.
Defina si un material es oficial
Los modelos oficiales suelen ser la referencia principal y conviene cuidarlos especialmente.
Suba nuevas versiones cuando haya cambios
Esto evita reemplazar material sin dejar rastro y mantiene un historial comprensible.
Buenas prácticas en biblioteca
- No mezcle documentos de clientes con material reutilizable del estudio.
- Use títulos claros y consistentes.
- Si sube una versión nueva, describa qué cambió.
- Reserve la etiqueta de oficial para contenido realmente validado por la organización.
Tareas
Permiten distribuir trabajo, hacer seguimiento y mantener trazabilidad de lo que se debe hacer dentro del equipo.
Asignación
Las tareas pueden asignarse a una persona responsable para que el equipo sepa quién debe hacer cada cosa.
Estado
La tarea puede estar pendiente, en curso, finalizada, cancelada o vencida según el caso.
Historial
El sistema conserva cambios importantes para que el proceso sea trazable.
Cómo crear una tarea útil
- Use un título corto y claro.
- Explique en la descripción qué se espera como resultado.
- Asigne responsable.
- Defina prioridad cuando haga falta.
- Coloque vencimiento si el tiempo importa.
- Vincule la tarea al cliente correcto cuando corresponda.
Notas
Las notas sirven para registrar información interna, comentarios operativos, instrucciones o contexto útil para el equipo.
Cuándo conviene crear una nota
- Cuando necesita dejar contexto para otro usuario.
- Cuando quiere registrar una observación rápida sin crear una tarea formal.
- Cuando desea conservar un detalle interno asociado a un cliente o situación.
Qué tener en cuenta
- Una nota no reemplaza una tarea si hace falta seguimiento y vencimiento.
- Es conveniente escribir títulos claros.
- Si la nota es importante, envíela a destinatarios concretos o verifique su lectura.
Alertas
Las alertas destacan eventos o situaciones que necesitan atención. Pueden señalar temas informativos, advertencias o asuntos críticos.
Cómo leerlas
- Las alertas activas suelen aparecer como pendientes de revisión.
- La severidad ayuda a entender qué nivel de urgencia tienen.
- Resolver o marcar una alerta permite limpiar el tablero operativo sin perder el criterio de atención.
Facturación
Este módulo concentra la parte comercial vinculada a comprobantes, importes y seguimiento de estado de facturas.
Usos frecuentes
- Consultar facturas emitidas.
- Ver importes totales, cobrados o pendientes.
- Relacionar comprobantes con clientes.
- Trabajar con cuentas de facturación configuradas.
Importante
- Algunas opciones pueden variar según cómo esté preparada la cuenta.
- Antes de confirmar movimientos, conviene revisar bien los datos cargados.
- Revise siempre estado, cliente y monto antes de confirmar movimientos.
Accesos de usuarios
Esta sección sirve para organizar quién entra al sistema y qué nivel de acceso tiene cada persona.
Conceptos importantes
Es la persona que accede al sistema con credenciales propias.
Define hasta dónde puede ver o usar cada persona dentro de la plataforma.
Sirve para dar o quitar algún acceso especial en casos particulares.
Qué se puede administrar
- Alta y edición de usuarios.
- Activación o desactivación.
- Asignación de nivel de acceso.
- Reseteo de contraseña.
- Revisión de accesos especiales.
Buenas prácticas de seguridad
- No dar acceso de administración si no hace falta.
- Mantener criterios claros al dar acceso a nuevos usuarios.
- Desactivar usuarios que ya no deban entrar.
- Evitar compartir la misma cuenta entre varias personas.
Configuración
Reúne los datos y ajustes generales que ayudan a que la cuenta funcione de la manera esperada.
Permite mantener nombre, datos de contacto y otra información general de la cuenta.
Esta parte permite que la sección de documentos funcione correctamente y mantenga el orden de archivos y carpetas.
Sirve para definir desde qué cuenta se envían correos desde la plataforma.
Aquí se preparan los datos necesarios para que la parte de facturación funcione correctamente.
Permiten reutilizar textos de email o WhatsApp y reducir trabajo repetitivo. Lo ideal es mantener modelos claros, breves y revisados.
Definen la estructura documental que se genera por defecto al dar de alta nuevos clientes. Cambiarlas impacta en la organización futura del trabajo.
Buenas prácticas generales
Estas recomendaciones ayudan a que el sistema siga siendo útil, claro y mantenible a medida que crece el trabajo.
Orden y consistencia
- Use criterios uniformes para nombres.
- Cargue datos en el módulo correcto.
- Evite duplicaciones.
- Revise antes de crear carpetas, clientes o plantillas nuevas.
Seguridad y control
- No comparta contraseñas.
- Trabaje con su propio usuario.
- Trabaje siguiendo el criterio que use su equipo.
- Si detecta algo extraño, repórtelo antes de seguir operando.
Preguntas frecuentes
Respuestas rápidas a dudas comunes de uso diario.
No veo una opción que otra persona sí ve
Normalmente ocurre porque cada usuario puede tener distinto nivel de acceso, por eso algunas opciones pueden no aparecer.
No encuentro un documento
Revise si está en el cliente correcto, en la carpeta correcta y si tiene permiso de visualización o descarga.
¿Conviene crear una nota o una tarea?
Si necesita seguimiento, responsable o vencimiento, use tarea. Si solo quiere dejar contexto o información interna, use nota.
¿Puedo borrar cualquier carpeta?
No siempre. Algunas carpetas pueden ser protegidas o formar parte de la estructura base definida por la organización.
¿La biblioteca es lo mismo que los documentos del cliente?
No. La biblioteca guarda material reutilizable e interno. Los documentos del cliente pertenecen al trabajo concreto de cada caso o entidad.
Glosario
Definiciones cortas para entender palabras que pueden aparecer dentro de la plataforma.
Es el espacio de trabajo de su empresa o estudio dentro de la plataforma.
Define qué puede ver o hacer un usuario dentro de la cuenta.
Es un permiso particular que se da en casos puntuales.
Estructura estándar que la organización decide usar para ordenar clientes o documentos.
Es la información que queda guardada para ubicar un archivo, cliente o movimiento.
Repositorio interno de material reutilizable del estudio u organización.